Antrag der Fraktion "Bündnis 90/Die Grünen" zu einer effektiveren Sitzungsgestaltung
Mit Schreiben vom 25. November 2022, eingegangen am 14. Dezember 2022, stellte die Stadtratsfraktion "Bündnis 90/Die Grünen" einen Antrag zur effektiveren Sitzungsgestaltung. Er beinhaltet -jeweils mit Begründung- verschiedene Beschlussvorschläge zur Änderung der Geschäftsordnung des Stadtrates sowie einen Beschlussvorschlag zur Organisation des Ratsinformationssystems hinsichtlich der Beschlussverfolgung.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Ziele, den Sitzungsablauf bzw. die Behandlung von Tagesordnungspunkten zu beschleunigen, bei Veröffentlichungen eine möglichst hohe Transparenz zu gewährleisten und die Beschlussverfolgung im Ratsinformationssystem (RIS) zu optimieren, werden von der Verwaltung grundsätzlich begrüßt.
Allerdings müssen die gesetzlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Deshalb wurde zu rechtsproblematischen Einzelfragen eine Stellungnahme der Kommunalaufsicht beim Landratsamt Aschaffenburg eingeholt.
1. Ergänzung von § 24 Abs. 5 GeschO - Bericht des Bürgermeisters:
Antrag:
Antrag:
§ 24 der Geschäftsordnung wird um folgenden Absatz 5 ergänzt:
(5) Der detaillierte Bericht des Bürgermeisters wird bis zum Tag vor der Sitzung im Bürgerinformationssystem veröffentlicht. Beim Vortragen des Berichts soll der Bürgermeister sich auf Wesentliches Beschränken.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die GeschO kann zwar die Art und Weise und das Verfahren der Sitzungen des Stadtrates regeln (Geschäftsgang), nicht jedoch das diesen vorausgehende Vorbereitungs- und Einberufungsverfahren, das nach Art. 46 Abs. 2 S. 1 und 2 GO allein Aufgabe des Bürgermeisters ist (Prandl/Zimmermann - Kommentar zur GO, Erl. 5 zu Art. 45). Die Geschäftsleitungsbefugnis des Bürgermeisters ergibt sich aus dem Gesetz und kann durch die GeschO nicht eingeschränkt werden (Masson/Samper Erl. 2 zu Art. 46 GO). Der Formulierung "im Rahmen der GeschO" in Art. 46 Abs. 1 GO kommt insoweit nur eingeschränkte Bedeutung zu, als die GeschO nicht Zuständigkeitsregelungen der GO zwischen Gemeinderat und ersten Bürgermeister regeln kann (vgl. Prandl/Zimmermann Erl. 2 zu Art. 46 GO).
Stellungnahme des Landratsamtes Aschaffenburg:
Der Bericht des Bürgermeisters ist kein zwingend notwendiger Tagesordnungspunkt. Es ist durchaus möglich, die Stadtratssitzungen ohne diesen Bericht durchzuführen. Aus diesem Grund kann die Aufnahme des Absatzes 5 nicht gefordert werden.
Da der beantragte neue Absatz 5 Satz 1 in § 24 GeschO keinen Regelungsgehalt der GeschO sein kann, wird empfohlen, diesbezüglich keine Änderung der GeschO vorzunehmen. Es sollte aber künftig auf eine möglichst kurze Berichterstattung geachtet werden.
Beschluss:
§ 24 Abs. 5 der Geschäftsordnung wird nicht verändert.
Abstimmungsergebnis:
| Anwesende Mitglieder: | 21 |
| Ja-Stimmen: | 21 |
| Nein-Stimmen: | 0 |
| Persönlich beteiligt: | 0 |
2. Zum Antrag auf Ergänzung von § 26 GeschO (neuer Abs. 4) - neue Rubrik "Anträge" im BIS
Antrag:
§ 26 der Geschäftsordnung wird um folgenden Absatz 4 ergänzt:
(4) Die beim ersten Bürgermeister eingegangenen, öffentlich zu behandelnden Anträge werden unverzüglich in einer eigenen Rubrik im Bürgerinformationssystem veröffentlicht. Sie sind dort nach ihrem Eingangsdatum zu sortieren.
Stellungnahme des Landratsamtes Aschaffenburg:
Der Bürgermeister bzw. die Verwaltung haben zwar kein materielles Vorprüfungsrecht über die eingehenden Anträge. Dennoch muss vor einer Veröffentlichung solcher Anträge im Bürgerinformationssystem eine formelle Prüfung, zumindest im Hinblick auf datenschutzrelevante Informationen und ähnliches, erfolgen. Deshalb kann eine unverzügliche Veröffentlichung von Anträgen nicht beschlossen werden.
Stellungnahme der Verwaltung:
Zur grundsätzlichen rechtlichen Einordung des Sachverhalts wird auf die Ausführungen unter Ziffer 1 verwiesen. Wie vom LRA erwähnt, ist die datenschutzrechtliche Relevanz zu berücksichtigen:
Indem Stadträte Anträge stellen, nehmen sie ein mandatsbezogenes Recht wahr. Gleichwohl stellen z.B. Schriftzüge, mit denen Anträge unterzeichnet sind, personenbezogene Daten dar. Die Einstellung ins BIS ist als Datenübermittlung zu werten, die einer Rechtsgrundlage bedarf. Eine solche Rechtsgrundlage ist in den kommunalrechtlichen Vorschriften der Öffentlichkeit (Art. 52 GO) nicht enthalten. Das Einstellen von eingescannten Dokumenten, die handschriftlich unterzeichnet sind, ist grundsätzlich unzulässig. Dies gilt nicht nur für Anträge aus der Mitte des Stadtrates.
Hinweis: Die Anträge der Stadtratsfraktionen sind im RIS unter der Rubrik "Allgemeine Dateien" nach Datum der Abspeicherung aufgelistet.
Selbst bei einer mit den Datenschutzbestimmungen konformen Veröffentlichung der Fraktionsanträge im BIS wäre zu bedenken:
Das BIS erfüllt als Teil des Sitzungsdienstprogramms die Funktion, dem Bürger die Möglichkeit zu geben, sich über die Sitzungen im engeren Sinne, d.h. im Vorfeld über die TOPs und hiernach über die öffentlichen Sitzungen (Niederschriften, Beschlüsse) zu informieren. Das BIS hat bestimmungsgemäß per se gerade nicht den Zweck, über die Fraktionsarbeit zu informieren. Dies ist weitestgehend Aufgabe der Fraktionen selbst.
Beschluss:
Auf der Homepage der Stadt Alzenau werden zukünftig die Anträge der Parteien mit Angabe des Titels und Abgabedatums gelistet.
Abstimmungsergebnis:
| Anwesende Mitglieder: | 21 |
| Ja-Stimmen: | 21 |
| Nein-Stimmen: | 0 |
| Persönlich beteiligt: | 0 |
3. Zur Änderung von § 28 Abs. 3 GeschO - kurze Vorträge
Antrag:
§ 28 Abs. 3 der Geschäftsordnung wird wie folgt geändert:
| alt | neu |
| (3) Der Vorsitzende oder eine von ihm mit der Berichterstattung beauftragte Person trägt den Sachverhalt der einzelnen Tagesordnungspunkte vor und erläutert ihn. Anstelle des mündlichen Vortrags kann auf schriftliche Vorlagen verwiesen werden. | (3) Der Vorsitzende oder eine von ihm mit der Berichterstattung beauftragte Person trägt den Sachverhalt der einzelnen Tagesordnungspunkte vor und erläutert ihn. Anstelle des mündlichen Vortrags wird, soweit sich die Informationen bereits aus den schriftlichen Vorlagen ergeben, auf diese verwiesen. Der Inhalt der Vorlage ist in einem kurzen Vortrag in Erinnerung zu rufen. |
Stellungnahme der Verwaltung:
Hierzu gibt es keine Anmerkungen oder Bedenken.
Beschluss:
§ 28 Abs. 3 der Geschäftsordnung wird wie folgt geändert:
Der Vorsitzende oder eine von ihm mit der Berichterstattung beauftragte Person trägt den Sachverhalt der einzelnen Tagesordnungspunkte vor und erläutert ihn. Anstelle des mündlichen Vortrags wird, soweit sich die Informationen bereits aus den schriftlichen Vorlagen ergeben, auf diese verwiesen.
Der Inhalt der Vorlage ist in einem kurzen Vortrag in Erinnerung zu rufen.
Der Inhalt der Vorlage ist in einem kurzen Vortrag in Erinnerung zu rufen.
Abstimmungsergebnis:
| Anwesende Mitglieder: | 21 |
| Ja-Stimmen: | 21 |
| Nein-Stimmen: | 0 |
| Persönlich beteiligt: | 0 |
4. Zur Ergänzung von § 28 Abs. 5 GeschO - kurze Vorträge
Antrag:
§ 28 Abs. 5 der Geschäftsordnung wird wie folgt ergänzt:
(5) Soweit erforderlich, können auf Anordnung des Vorsitzenden oder auf Beschluss des Stadtrates Sachverständige zugezogen und gutachtlich gehört werden. Entsprechendes gilt für sonstige sachkundige Personen. Deren Vortrag soll regelmäßig nicht länger als zwanzig Minuten dauern. Lässt sich diese Grenze nicht einhalten, soll der Vorsitzende darauf achten, dass die Länge des Vortrags mit der Behandlung der noch ausstehenden Tagesordnungspunkte vereinbar ist.
Stellungnahme der Verwaltung:
Hierzu gibt es keine Anmerkungen oder Bedenken.
Beschluss:
§ 28 Abs. 5 der Geschäftsordnung wird wie folgt geändert:
Soweit erforderlich, können auf Anordnung des Vorsitzenden oder auf Beschluss des Stadtrates Sachverständige zugezogen und gutachtlich gehört werden. Entsprechendes gilt für sonstige sachkundige Personen. Deren Vortrag soll regelmäßig nicht länger als zwanzig Minuten dauern. Lässt sich diese Grenze nicht einhalten, soll der Vorsitzende darauf achten, dass die Länge des Vortrags mit der Behandlung der noch ausstehenden Tagesordnungspunkte vereinbar ist.
Abstimmungsergebnis:
| Anwesende Mitglieder: | 21 |
| Ja-Stimmen: | 21 |
| Nein-Stimmen: | 0 |
| Persönlich beteiligt: | 0 |
5. Zur Ergänzung von § 29 Abs. 4 GeschO - Redezeit
Antrag:
§ 29 Abs. 4 der Geschäftsordnung wird wie folgt ergänzt:
(4) Die Redner sprechen von ihrem Platz aus; sie richten ihre Rede an den Stadtrat. Die Redebeiträge müssen sich auf den jeweiligen Tagesordnungspunkt beziehen; Abweichungen vom Thema sind zu vermeiden. Die Redner sind angehalten, ihren Beitrag pro Tagesordnungspunkt soweit möglich auf drei Minuten zu begrenzen. Der Vorsitzende überwacht diese Selbstverpflichtung und weist die Redner bei deutlichem Überschreiten der drei Minuten darauf hin.
Stellungnahme der Verwaltung:
Hierzu gibt es keine Anmerkungen oder Bedenken.
Beschluss:
§ 29 Abs. 4 der Geschäftsordnung wird wie folgt geändert:
Die Redner sprechen von ihrem Platz aus; sie richten ihre Rede an den Stadtrat. Die Redebeiträge müssen sich auf den jeweiligen Tagesordnungspunkt beziehen; Abweichungen vom Thema sind zu vermeiden. Die Redner sind angehalten, ihren Beitrag pro Tagesordnungspunkt soweit möglich auf drei Minuten zu begrenzen. Der Vorsitzende überwacht diese Selbstverpflichtung und weist die Redner bei deutlichem Überschreiten der drei Minuten darauf hin.
Abstimmungsergebnis:
| Anwesende Mitglieder: | 21 |
| Ja-Stimmen: | 8 |
| Nein-Stimmen: | 13 |
| Persönlich beteiligt: | 0 |
Gegenstimmen:
Stadtrat Frank Deckert, Stadtrat Georg Grebner, Stadtrat Otto Grünewald, Stadtrat Harald Ritter, Stadtrat Klaus Roßmann, Stadträtin Laura Schön, Stadtrat Helmut Schuhmacher, Stadtrat Jonas Müller, Stadträtin Heike Bauz, Stadtrat Timo Ritter, Stadträtin Jeanette Kaltenhauser, Stadträtin Stefka Huelsz-Träger, Erster Bürgermeister Stephan Noll.
Anmerkung:
Der Antrag ist somit abgelehnt.
6. Zur Ergänzung von § 35 Abs. 1 GeschO - Dokumentation Abstimmungsverhalten
Antrag:
§ 35 Abs. 1 der Geschäftsordnung wird wie folgt ergänzt
(1) In die Niederschriften über öffentliche Sitzungen können alle Bürger der Stadt Alzenau Einsicht nehmen; dasselbe gilt für auswärts wohnende Personen hinsichtlich ihres Grundbesitzes oder ihrer gewerblichen Niederlassungen im Stadtgebiet (Art. 54 Abs. 3 Satz 2 GO). Die in öffentlichen Sitzungen gefassten Beschlüsse werden durch den Bürgermeister im Internet auf der Homepage der Stadt Alzenau sowie im Amtsblatt der Stadt Alzenau veröffentlicht. Die Mitglieder des Stadtrats, die mit "Nein" gestimmt haben, sind jeweils namentlich aufzuführen.
Stellungnahme des Landratsamtes Aschaffenburg:
Gemeinderatsmitglieder können auf Antrag verlangen, dass in der Niederschrift festgehalten wird, wie sie bei einzelnen Tagesordnungspunkten abgestimmt haben. Unzulässig ist ein generelles Aufführen des namentlichen Abstimmungsergebnisses, wenn nicht sämtliche Stadtratsmitglieder dieser Regelung zugestimmt haben. Hierbei geht es aber zunächst nur um die Aufnahme in die Niederschrift. Wird auch eine Veröffentlichung dieser Niederschrift mit über den Mindestinhalt hinausgehenden Informationen gewünscht, müssen auch hierfür sämtliche Stadtratsmitglieder ihre Zustimmung erteilen (vgl. Art. 54 Abs. 1 GO und Datenschutzrechte der Stadtratsmitglieder).
Stellungnahme der Verwaltung:
Da die vorgeschlagene Festlegung der Dokumentation der Abstimmungsverhalten in der GeschO nicht zulässig ist, bleibt § 35 Abs. 1 GeschO unverändert.
Die Stadträtinnen und Stadträte werden per Formular aufgefordert, schriftlich zu erklären, ob sie mit der Dokumentation ihres Abstimmungsverhalten in der Niederschrift und/oder in den Veröffentlichungen der Niederschrift einverstanden sind.
Beschluss:
Da die vorgeschlagene Festlegung der Dokumentation des Abstimmungsverhaltens in der GeschO nicht zulässig ist, bleibt § 35 Abs. 1 GeschO unverändert.
Die Stadträtinnen und Stadträte werden per Formular aufgefordert, schriftlich zu erklären, ob sie mit der Dokumentation ihres Abstimmungsverhalten in der Niederschrift und/oder in den Veröffentlichungen der Niederschrift einverstanden sind.
Abstimmungsergebnis:
| Anwesende Mitglieder: | 21 |
| Ja-Stimmen: | 21 |
| Nein-Stimmen: | 0 |
| Persönlich beteiligt: | 0 |
7. Beschlussverfolgung im Ratsinformationssystem
Antrag:
In der Rubrik "Beschlussverfolgung" wird analog zu den Sitzungsprotokollen die Filterung nach Zeiträumen ermöglicht. Die Beschlüsse werden zukünftig unverzüglich nach den Stadtratssitzungen und lückenlos in das RIS eingestellt.
Stellungnahme der Verwaltung:
Eine Filterung in der Rubrik "Beschlussverfolgung" nach Zeiträumen ist durch das Sitzungsdienstprogramm nicht möglich. Die Beschlussverfolgung muss über die Stichwortsuche unter der Rubrik "Beschlussverfolgung" erfolgen.
Die Beschlüsse können nicht unverzüglich nach den Stadtratssitzungen eingestellt werden, da zunächst die Protokollgenehmigung abgewartet werden muss.
Beschluss:
Die Weiterentwicklung des Sitzungsdienstprogramms hinsichtlich der zeitlichen Differenzierung wird beim Hersteller angeregt.
Die Beschlussverfolgung soll künftig bei Beschlüssen mit Vollzugsmaßnahmen oder weiterer Veranlassung im RIS gepflegt werden.
Abstimmungsergebnis:
| Anwesende Mitglieder: | 21 |
| Ja-Stimmen: | 21 |
| Nein-Stimmen: | 0 |
| Persönlich beteiligt: | 0 |
8. Weiterer Vorschlag der Verwaltung
Es wird eine zeitliche Begrenzung der in § 23 GeschO geregelten Bürgerfragestunde von derzeit einer Stunde auf 30 Minuten angeregt, da dies schon öfters seitens des Stadtrates diskutiert wurde. Informatorisch sei angemerkt, dass die Einführung einer monatlichen, öffentlich bekanntgemachten Bürgersprechstunde des Bürgermeisters im Rathaus in Ergänzung zu individuell vereinbarten Terminen geplant ist.
Beschluss:
§ 23 der Geschäftsordnung wird wie folgt geändert:
Jeweils im Abstand von zwei Monaten soll im Rahmen der öffentlichen Stadtratssitzung eine Bürgerfragestunde abgehalten werden. Die Bürgerfragestunde wird auf 30 Minuten beschränkt.
Abstimmungsergebnis:
| Anwesende Mitglieder: | 21 |
| Ja-Stimmen: | 14 |
| Nein-Stimmen: | 7 |
| Persönlich beteiligt: | 0 |
Gegenstimmen:
Stadträtin Eva Botzem-Emge, Stadträtin Angela Hadler, Stadtrat Tim Höfler, Stadträtin Claudia Neumann, Stadträtin Sabina Prittwitz, Stadträtin Jeanette Kaltenhauser, Stadträtin Stefka Huelsz-Träger.
Stadt Alzenau